Search

Sklady vo webovej administrácii

  • Updated

K čomu skladové hospodárstvo slúži?  

Skladové hospodárstvo je systém riadenia zásob vo vašom podniku, ktorý efektívne plánuje, usporadúva a sleduje skladové zásoby. Zabezpečuje sledovanie pohybu tovaru od príjmu po výdaj, čím predchádza nadmerným zásobám a nedostatkom, minimalizuje straty spojené s nevyužitým alebo strateným tovarom.

Upozornenie: Funkcia nie je súčasťou základnej licencie, kupuje sa samostatne.

Ako funguje funkcia Sklady? 

Funkcia Sklady v pokladničnom systéme Storyous vám prepoja produkty, ktoré predávate vo vašom podniku (skrze aplikáciu na zariadení), s položkami na sklade (v administrácii). Položky sa vám potom budú automaticky odčítať zo skladových zásob. Vďaka tomu budete mať plný prehľad o stave vašich zásob.  

Ako vyzerajú sklady v administraci? ​


  1. Výber skladov 

    V ľavom hornom rohu si môžete vyberať sklad, v ktorom chcete pracovať a pomocou tlačítka Zoznam skladovmáte možnosť vytvoriť nový, alebo vymazať už nepoužívaný sklad. V rozbaľovacej ponuke vo výbere skladov, si môžete vybrať z následujich skladov: Všetky sklady, Centrálny sklad, alebo konkrétny sklad pre vaše predajné miesto. 

    Položka

    Čo tu nájdete?

    Všetky sklady

    Získate prehľad o všetkých vašich skladových kartách.

    Centrálny sklad

    Pod každým IČO máte jeden centrálny sklad, ktorý slúži ako archív všetkých skladových kariet. Odtiaľ presúvate zásoby na konkrétne sklady.

    Konkrétne sklady

    Sú vytvorené pre vaše individuálne predajné miesto. Príklad: spoločnosť XY vlastní reštauráciu a kaviareň. Pre reštauráciu bude vytvorený sklad reštaurácie, pre kaviareň bude vytvorený sklad kaviareň.

    Odporúčame: Mať pre každé predajné miesto nastavený vlastný sklad.

    Príklad predajného miesta: Spoločnosť XY vlastní reštauráciu a kaviareň. Reštaurácia je predajné miesto A a kaviareň je predajné miesto B. V Storyous administrácii môžete jednoducho spravovať viac vašich predajných miest

    ​

  2. Kategorie skladových karet

    Pre jednoduchšiu orientáciu v skladových zásobách doporučujeme využívať kategórie skladových kariet. Pomáhajú organizovať a skupinovať položky, podľa spoločných charakteristík. To zjednodušuje orientáciu a správu skladových zásob.

    • V pravom hornom rohu kliknete na tlačítko Kategórie skladových kariet, zadáte názov skladovej karty a kliknete na tlačítko Pridať.

      Poznámka 1: Vytvorená kategória skladových kariet sa zobrazuje pre všetky podniky.
      Poznámka 2: Vytvorenie kategórií skladových kariet je voliteľné, ale majte na pamäti, že pokiaľ svoje skladové karty nezaradíte do kategórií, budú umiestnené do kategórie Nezaradené.


    • V pravom hornom rohu kliknete na tlačítko Kategórie skladových kariet, čím rozbalíte ponuku, ktorú môžete vidieť na obrázku nižšie.

      Názov kategórie môžete upraviť kliknutím na ikonu ceruzky. 

      Vymazať kategóriu môžete klinutím na ikonu koša.

      Poznámka: Pokiaľ vymažete kategóriu, všetky skladové karty z nej budú umiestnené do kategórie Nezaradené.

     

  3. Skladové karty

    ​Skladové karty reprezentujú suroviny vo vašom sklade, zachytávajú aktuálny stav určitej položky a na základe prepojenia skladových kariet a produktov, pomocou receptov, sa stavy skladových kariet odčítajú (vďaka receptom sa vám tiež počíta marža pri produktoch).

    • Kliknutím na tlačítko + Nová skladová karta vytvárate vaše skladové karty.

      Po jej zakliknutí sa vám zobrazí okno, v ktorom si nastavujete skladovú kartu.

       

      Čo všetko je nutné vyplniť pri založení skladovej karty?

      • Názov skladové karty - pre každú skladovú kartu musí byť jedinečný, nie je možné mať 2 skladové karty s rovnakým názvom,

      • Čárový kód (EAN) - nepovinné - v prípade, že si prajete naskladňovať skladové karty pomocou čiarových kódov, tak je nutné ho vyplniť,

      • Kategória skladových kariet - nepovinné- pokiaľ nevyberete kategóriu pre skladovú kartu, tak sa objaví v kategórií Nezařazeno,

      • Sadzbu DPH,

      • Mernú jednotku - po uložení skladovej karty nie je možné zmeniť zvolenú jednotku,

      • Cena s DPH a bez DPH - nepovinné - stačí zadať jednu z nich a druhá sa automaticky dopočíta. Alebo môžete cenu vložiť pomocou naskladnenia. Cenu skladovej karty je nutné zadávať za jednu jednotku. Cena skladovej karty sa mení podľa cien jej naskladnenia - po každom novom naskladnení sa cena zpriemeruje,

      • Sklad - týmto určíte, pre ktorý sklad skladovú kartu vytvárate.

       

      Poznámka: Než začnete používať skladové karty, uistite sa, že ste naskladnili a máte na kartách množstvo na predaj.

      Je tiež dôležité prepojiť skladovú kartu/y s konkrétnym produktom/y v Storyous administrácii. Predané položky na pokladni odčítajú možnosti zo skladu len vtedy, ak máte vytvorené receptúry, teda prepojenie skladovej karty a produktu.

      Príklad receptu: Zákazník si pri pokladni objedná 1 ks Coca-Coly. Plechovka je prepojená so skladovou kartou Coca-cola, ktorá má skladom 50 ks. Keď predáte produkt na pokladni, recept automaticky odpočíta jednu položku Coca-coly zo skladovej karty a na skladovej karte zostane po predaji 49 ks.

      Okrem vyššie spomenutého môžete pri skladovej karte nastaviť niekoľko funkcií:

      Povoliť prepočet: Ide o voliteľnú funkciu, ktorá pracuje s prevodom merných jednotiek. Možno ju použiť napríklad v prípade, keď kupujete fľaše vína, ale predávate ich po pohároch.

      Prepojenie s položkou ponuky (menu): Políčko môžete zaškrnúť v prípade, že pre danú skladovú kartu nemáte zatiaľ vytvorený produkt a radi by ste s vytvorením skladovej karty rovno tento produkt aj vytvorili - on sa potom s touto skladovou kartou pomocou receptúry prepojí. Toto políčko je možné zaškrtnúť iba v prípade, že karta využíva jednotku ks.

      Zoznam aliasov: Túto fuknciu využijete pokiaľ používate automatické naskladnenie, o ktorom píšeme viac v sekcií Naskladnenie. Skladové karty je možné prepojiť aliasom. Túto funkciu je možné využiť, ak kupujete napríklad papriky a je vám jedno, akú majú farbu. Pre všetky druhy paprík máte jednu skladovú kartu. Praktický príklad – skladová karta paprika ak nej alias – červená, zelená, žltá.

      Optimálne množstvo: Optimálne množstvo je možné nastaviť pre akúkoľvek skladovú kartu, čo sa vám môže hodiť pri naskladnení. Napríklad si nastavíte optimálne množstvo 20 ks.

      Kritické množstvo: Kritické množstvo je možné nastaviť pre akúkoľvek skladovú kartu, čo sa vám môže hodiť pri naskladnení. Ak úroveň množstva na skladovej karte klesne na/pod toto množstvo, zobrazí sa pri skladovej karte výkričník a karta sa zvýrazní na červeno.

    • Vyberte sklad, v ktorom chcete pracovať. V ľavom menu kliknite na Skladové karty. Nájdite skladovú kartu, ktorú chcete upraviť/vymazať.

      Kliknutím na ikonu ceruzky upravíte skladovú kartu.

      Kliknutím na kôš skladovú kartu bude archivovaná na Centrálnom sklade v neaktívnych skladových kartách. Pred zmazaním sa uistite, že vám na skladovej karte nezostalo žiadne množstvo a taktiež si skontrolujte naviazané receptúry, z ktorých je nutné danú skladovú kartu vymazať.

     

Ako prepojiť skladovú kartu s produktom? Pomocou receptu!

Receptúry slúžia na prepojenie konkrétneho produktu so skladovou kartou či kartami. Pokiaľ si zákazník objedná produkt a dôjde k jeho objednaniu na pokladni, systém automaticky odpočíta požadované množstvo tohto produktu z dostupných skladových zásob. Je však dôležité si uvedomiť, že receptúru je možné vytvoriť iba v prípade, že máte už vytvorený produkt a skladovú kartu či karty.
Poznámka: Skladové karty sa začnú odpočítať až potom ako správne spárujete produkty pomocou receptúry. To znamená, že sa neodpočítajú spätne v prípade, že receptúru vytvoríte až potom ako prebehne predaj produktu.

    1. Vyberte konkrétny podnik v ľavom hornom rohu.

    2. Na hornej lište klinite na Podniky a vľavom menu kliknite na Produkty.

    3. Vyberte požadovanú Kategórie produktov, v ktorej máte produkt.

    4. Nájdite konkrétny Produkt, ktorý chcete prepojiť so skladovou kartou alebo kartami.

    5. V stĺpci Recepty pri produkte na pravej strane kliknite na tlačidlo Nový recept. Otvorí sa vám nové okno, kde budete môcť vytvoriť recept.

    6. Napíšte do poľa Názvy skladovej karety, napr. paradajka.

    7. Zadajte Množstvo, Jednotku a Sklad pre odpočet pre všetky skladové karty obsiahnuté v recepte.

    8. Potvrďte recept kliknutím na tlačidlo Vytvoriť v dolnej časti stránky.

    1. Vyberte konkrétny podnik v ľavom hornom rohu

    2. V ľavom menu kliknite na Produkty.

    3. Vyberte požadovanú Kategórie produktov, v ktorej máte produkt.

    4. Nájdite konkrétny Produkt, ktorý chcete upraviť.

    5. V stĺpci Recepty, na pravej strane, kliknite na tlačidlo Upraviť recept.

    6. Otvorí sa nové okno. Tu môžete upravovať skladové karty prepojené s týmto produktom.

    7. Nezabudnite akciu potvrdiť kliknutím na tlačidlo Upraviť v dolnej časti stránky.

      Dôležité: Pre zmazanie niektorých skladových kariet z receptu jednoducho kliknite na ikonu koša, na pravej strane priloženej skladovej karty. Ak zmažete všetky pripojené skladové karty, spojenie/recept bude pre tento produkt zmazaný.

  • Praktický príklad 1:

    Typ podniku = Reštaurácia
    Produkt = pizza margherita
    Skladové karty vzťahujúce sa k tomuto produktu sú = jedna paradajka, dva kúsky mozzarelly, tri strúčiky cesnaku atď.

    V recepte určíte, že na vytvorenie jednej pizze potrebujete xy paradajok. Následne pri predaji dôjde k tomu, že keď túto jednu pizzu predáte na pokladni, zo skladu sa vďaka receptúre odpočíta vami určené množstvo paradajok.

    Praktický príklad 2

    Typ podniku = Kvetinárstvo
    Produkt = Kytica tulipánov na Valentína
    Skladová karta = tulipány

    Kvetinárstvo má na skladovej karte 5000 ks tulipánov. Vzhľadom na receptmedzi produktom a skladovou kartou bude pri každom predaji kytice tulipánov odpočítaných 1000 ks zo skladu.

    Praktický príklad 3

    ​Typ podniku = Vinotéka
    Produkt = rozľavané víno/ víno vo fľaši
    Skladová karta = fľaša vína

    Pokiaľ odoberáte od svojho dodávateľa fľaše vína, jednoducho ich môžete naskladniť vo svojom sklade funkciou naskladnenia. V prípade predaja vína na poháre, je potrebné v skladovej karte nastaviť prepočet jednotiek z kusov na litre. Pokiaľ viete, že jedna fľaša vína má 0,75l, uvediete toto číslo v prepočte jednotiek a následne v recepte uvediete číslo 0,2l, čiže objem jedného pohára. Hoci sme naskladnili kusy fliaš vína, poháre sa budú odčítať v litroch.

​

K čomu služia Polotovary ? 

Polotovary sú voliteľnou funkciou na vytváranie spojenia medzi produktmi a skladovými kartami, teda receptami. Táto funkcia vám môže ušetriť značné množstvo času a úsilia, pri prepájaní vašich produktov so skladovými kartami.

​

 

    1. Vyberte konkrétny Sklad.

    2. Prejdite do podsekcie Polotovary.

    3. Kliknite na + Nový polotovar.

    4. Vyplňte názov a vyberte jednotku polotovaru.

    5. Kliknite na tlačítko Vytvoriť.

    6. Vyhľadajte vytvorený polotovar v zozname.

    7. V riadku vytvoreného polotovaru kliknite na tlačidlo Receptúra.

    8. Vyberte si skladové karty, ktoré budú odpočítané zo skladu pri zadaní polotovaru.

    9. Do poľa začnite písať pár znakov z názvu skladovej karty, systém vám ponúkne zoznam zodpovedajúcich kariet.

    10. Kliknite na požadovanú skladovú kartu pre tento polotovar.

    11. Zadajte Množstvo tejto skladovej karty, ktoré použijete pre vytvorenie polotovaru. Pri zadávaní skladových kariet do receptúry polotovaru môžete použiť buď základnú jednotku s ktorou bola vytvorená skladová karta, napr. „kg“, alebo zvoliť menšiu jednotku ako „g“.

    12. Kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

  • Názov polotovaru upravíte kliknutím na ikonu ceruzky. Pokiaľ si prajete upraviť zloženie, tak je nutné kliknúť na Receptúry, kde môžete upraviť množstvo, jednotku a sklad, z ktorého sa skladové karty (suroviny) odpisujú. Taktiež môžete skladové karty úplne odstrániť pomocou ikony koša.

    Pokiaľ sa rozhodnete, že polotovar na konkrétnom sklade už nepotrebujete, môžete tento polotovar archivovať. Polotovar nie je možné zmazať. Všetky archivované polotovary budú uvedené ako Neaktívne.

    Archivovaný, neaktívny polotovar môžete kedykoľvek obnoviť kliknutím na ikonu zámku, v zozname neaktívnych polotovarov. Po obnovení tohto polotovaru bude premiestnený späť do Aktívnych polotovarov.

  • Pokiaľ sa rozhodnete polotovar vyrobiť, vytvárate v podstate skladovú kartu. Všetky prepojené skladové karty v receptúre polotovaru sa po jeho vyrobení odčítajú zo skladu.

    Príklad: Polotovarom môže byť napríklad čerstvá majonéza a skladové karty (suroviny) pre túto majonézu budú vajcia, dijonská horčica, čerstvá citrónová šťava, soľ, čerstvo mleté čierne korenie a rastlinný olej. Týmto spôsobom pripravíte polotovar s názvom čerstvá majonéza, ktorý často používate v mnohých svojich pokrmoch.

     

    ​Skladovú kartu vytvoríte kliknutím na Vyrobiť.

    Otvorí sa nové okno. Tu jednoducho zadajte množstvo, ktoré vyrábate. Vyberte konkrétny sklad, na ktorý chcete tento polotovar vyrobiť. Vyberte kategóriu skladových kariet. Definujte sadzbu DPH. A potvrďte výrobu kliknutím na tlačidlo Vyrobiť.

Poznámka: Pokiaľ polotovar vyrobíte stane sa z neho skladová karta. To znamená, že pri vytváraní receptúry je nutné vyrobený polotovar - skladovú kartu - vložiť do kolónky skladová karta.

Pokiaľ však polotovar nevyrobíte, tak je nutné ho v receptúre vložiť do kolónky Polotovar.

 

Ako naskladniť alebo preskladniť skladové karty?

V tejto sekcii vytvoríte nové naskladnenie alebo upravujete už naskladnené. Naskladnenie navyšuje stavy vybraných skladových kariet o vami zadané množstvo a vykonávate ho do každého skladu v administrácii zvlášť.

V záložke nájdete históriu všetkých vašich naskladnení. V ňom si môžete zobraziť naskladnenie iba do vybraného skladu, či za vybrané obdobie.

Cez 3 bodky si môžete exportovať zoznam svojich naskladnení do súboru typu .csv, prípadne ho zoradiť podľa rôznych kritérií alebo si vyfiltrovať, čo presne sa vám zobrazí. Zo zoznamu môžete naskladnenie tiež upraviť alebo zmazať až do 45 dní po uložení.

Nové naskladnenie vytvoríte v sekcií Sklady v zozname naľavo v kategórii Naskladnenie a kliknutím na tlačidlo + Nové Naskladnenie.

Naskladnovať môžete manuálne alebo automaticky.

Manuálne naskladnenie

Pri manuálnom naskladnení je nutné ručne vyplniť dátum. Naskladňovať môžete aj do minulosti. Vyplníte číslo dokladu a meno dodavatela. V prípade potreby máte možnosť si pomocou poznámky zapísať pomocné údaje.
 
Následne kliknutím na riadok označeným znakom plus +, môžete pridávať skladové karty.
Napíšte názov existujúcej skladovej karty a vyberte ju zo zoznamu alebo vytvorte novú položku – skladovú kartu. Zadajte množstvo v jednotke podľa vášho výberu. V prípade potreby môžete taktiež upraviť cenu. Potvrďte naskladnenie kliknutím na tlačidlo Vytvoriť.

Poznámka: V prípade, že položka bola v minulosti naskladnená za konkrétnu cenu a vy ju teraz skladujete za inú cenu, systém automaticky vypočíta vážený priemer z novej ceny.

Automatické naskladnenie

Automatické naskladňovanie funguje tak, že sa do systému nahrá elektronický dodací list, ktorý vám poskytne váš dodávateľ namiesto tradičnej papierovej faktúry. Pri automatickom naskladňovaní sú všetky položky zaevidované bez nutnosti manuálneho zadávania jednotlivých skladových kariet a to vrátane množstva surovín.

Pre správu automatického naskladnenia prejdite do sekcie Sklady na hornej lište stránky. V menu vľavo vyberte možnosť + Nové naskladnenie. Vložte názov dodávateľa, čím sa vám zobrazí tlačidlo na nahradenie elektronického dodacieho listu.

V súčasnej dobe je automatické naskladňovanie dostupné v spolupráci s týmito dodávateľmi:

U týchto dodávateľov sú podporované nasledujúce formáty pre nahrávanie elektronických dodacích listov:

 

Pokiaľ si prajete mať možnosť automatického naskladňovania vo svojom podniku, kontaktujte pred nákupom surovín svojho dodávateľa. Požiadajte ho o zaslanie elektronického dodacieho listu spoločne s klasickou papierovou verziou.

  • Ak chcete odstrániť konkrétne naskladnenie, kliknite na ikonu koša.

    Ak chcete upraviť konkrétne naskladnenie, kliknite na ikonu ceruzky. Naskladnenie je možné upraviť maximálne 45 dní spätne.

  • Vďaka preskladneniu môžete presunúť skladové karty z jedného skladu do druhého.

     

    Ako vykonať preskladnenie?

    Prejdite do podsekcie Preskladnenie. Vyberte si v zozname naľavo, z ktorého skladu budete robiť preskladnenie. Následne kliknite na tlačidlo + Nové preskladnenie. Potom vyberte, do ktorého skladu budete preskladňovať.

    Otvorí sa nové okno, kde môžete definovať podrobnosti o preskladnení, ako napríklad:

    • Dátum preskladnenia (aktuálne alebo do minulosti).

    • Vložiť Poznámku.

    • Vybrať skladové karty, ktoré preskladňujete.

    • Zadať množstvo, ktoré zo skladovej karty preskladňujete na iný sklad.

    • Pre uloženie preskladnenia kliknite na tlačidlo Pridať.

     

    Pozmámka 1: Množstvo vami vybraných skladových kariet sa zmení v oboch skladoch – čiastka sa zníži na sklade z ktorého odoberáte množstvo, a zvýši sa na sklade, do ktorej pridávate množstvo.
    Poznámka 2: Množstvo vami vybraných skladových kariet sa zmení v oboch skladoch – čiastka sa zníži na sklade z ktorého odoberáte množstvo, a zvýši sa na sklade, do ktorej pridávate množstvo.

 

K čomu slúžia aliasy?

Pri automatickom naskladnení využijete funkciu Aliasy. Je to funkcia, ktorá rôzne názvy produktov dokážete spojiť a spárovať s jednou skladovou kartou.

Napríklad: nakúpili ste paradajky značky "Tomato" od vášho obľúbeného dodavateľa, ale ďalší týždeň boli v inom obchode za lacnejšie, preto ste teraz nakúpili paradajky značky "Veselé rajča". Síce na elektronických dodacích listov majú odlišné názvy, ale vďaka funkcii Alias systém dokáže rozpoznať, že sa naskladní skladová karta Paradajky.

Nový Alias vytvoríte jednoducho priradením skladovej karty.

Ako funguje Inventúra?

Inventúry vám poskytujú prehľad o všetkých vašich skladových kartách (zásobách). Prostredníctvom inventúry máte možnosť kompletne aktualizovať množstvo na skladových kartách tak, aby zodpovedalo realite.

    1. Prejdite do podsekcie Inventúry.

    2. Kliknite na tlačidlo + Nová inventúra v pravom hornom rohu.

    3. Vyberte Sklad pre inventúru.

    4. Vyberte Dátum – teraz alebo v minulosti. Inventúru za minulé obdobia je možné vykonať maximálne 45 dní spätne.

    5. Ak je to potrebné môžete pridať k inventúre Poznámku.

    6. Nižšie nájdete zoznam všetkých kategórií vašich skladových kariet a samostatné skladové karty.

    7. Kliknutím na tlačidlo Zobraziť všetky kategórie alebo Skryť všetky kategórie, si môžete vybrať prístup, ktorý vám najlepšie vyhovuje na vykonávanie inventúry.

    8. V stĺpci Množstvo, vyplňte skutočný stav skladových kariet. Pokiaľ pri niektorých položkách nevyplníte množstvo, položka sa v detaile inventúry nezobrazí.

    9. Kliknite na tlačidlo Uložiť.

  • Ak chcete upraviť konkrétnu inventúru, kliknite na ikonu ceruzky – inventúru je možné upraviť maximálne 45 dní spätne.

    Inventúru nie je možné zmazať. Pokiaľ vaša inventúra nebola vykonaná správne, máte 45 dní na vykonanie spätných úprav. Pre inventúry vykonané viac ako pred 45 dňami je jedinou možnosťou vytvorenie novej inventúry.

    1. V menu vľavo prejdite do Inventúry.

    2. Kliknite na tlačidlo + Nová inventúra v pravom hornom rohu.

    3. Vyberte Sklad pre inventúru.

    4. Kliknite na tlačidlo Vytlačiť inventúru v pravom hornom rohu.

    Poznámka: Táto možnosť umožňuje zamestnancom ľahko vyplniť stavy zásob v tlačenej tabuľke. Môžete si vybrať, či sa zoznam skladových kariet bude zobrazovať v jednom alebo v dvoch stĺpcoch.
 

Ako fungujú Odpisy?

Pokiaľ na sklade narazíte na tovar, ktorý sa pokazil či rozbil, môžete ho jednoducho odpísať v sekcii Odpisy.

    1. Kliknite na tlačidlo + Nový odpis.

    2. Zvoľte, či chcete odpis vykonať teraz alebo v minulosti (v minulosti maximálne 45 dní)

    3. V poli Poznámka môžete uviesť stručné vysvetlenie pre konkrétny odpis.

    4. Zadajte Názov všetkých skladových kariet, ktoré vyžadujú odpis.

    5. Uveďte Množstvo, ktoré odpisujete.

    6. Pre potvrdenie odpisu kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

    Pokiaľ často pripravujete napríklad rauty alebo raňajkové bufety z rovnakých surovín a často odpisujete rovnaké položky. Môžete odpis ľahko skopírovať.

    1. Kliknite na ikonu pre opakovanie odpisu.

    2. Potom kliknite na tlačidlo Vytvoriť.

 

 

Na čo slúži prehľad dodávateľov?

V tejto sekcii nájdete všetky spoločnosti, s ktorými obchodujete a taktiež máte prehľadom o tom, ako celkovú hodnotu ste od daného dodavatela naskladnili.
 
Tento prehľad môžete napríklad použiť ako podklad na dohadovanie lepších podmienok, pokiaľ ste u niektorého z dodávateľov stálym a prosperujúcim zákazníkom.

Pomohol Vám tento článok?

0 z 0 to pomohlo